Làm việc từ xa, từ A-Z

Trong nền kinh tế toàn cầu hiện đại ngày nay, khái niệm làm việc từ xa đã không còn quá xa lạ. Các công ty và tổ chức ở khắp nơi đang nắm lấy cơ hội thay đổi toàn diện khi cho phép nhân viên làm việc bên ngoài văn phòng: các nhà quản lý được hưởng lợi bằng cách tiết kiệm tiền và tài nguyên nhờ khả năng tìm kiếm nhân tài vượt ngoài biên giới quốc gia, trong khi nhân viên có cơ hội việc làm lớn hơn, năng suất cao, tự chủ cũng như hài lòng hơn trong công việc.

Nhưng chiến thắng đó chỉ có thể đạt được khi các công ty có kế hoạch hỗ trợ hiệu quả và thúc đẩy tinh thần đồng đội hợp lý, hấp dẫn, đồng thời từng cá nhân sẵn sàng hợp tác hiệu quả. Trong cuốn sách này, Lisette Sutherland, nhà vô địch quốc tế về chiến lược nhóm ảo, cung cấp một hướng dẫn đầy đủ giúp các tổ chức và cá nhân phát triển vững mạnh khi làm việc từ xa. Chia sẻ những lời khuyên mạnh mẽ từ kinh nghiệm chuyên môn, nghiên cứu sâu rộng cùng các cuộc phỏng vấn với người lao động và quản lý/chủ sở hữu trên toàn thế giới, cuốn sách đưa ra một kế hoạch chi tiết hoàn chỉnh để tối ưu hóa thành công của nhóm, bao gồm:

- Đánh giá và phát triển năng lực làm việc nhóm của cá nhân

- Thiết lập sẵn một văn phòng làm việc từ xa

- Tạo lập thỏa thuận nhóm

- Điều hành các cuộc họp trực tuyến hiệu quả

- Tạo điều kiện cho các hoạt động truyền thông tích cực

Được đóng gói với các tài liệu thực hành cùng lời khuyên hành động để nuôi dưỡng tinh thần đồng đội, sự nhanh nhẹn và hợp tác, cuốn sách là một hướng dẫn cần phải có và truyền cảm hứng cho bất cứ ai muốn bứt phá trong thế giới làm việc từ xa ngày nay.

TRÍCH ĐOẠN

Nói về lợi ích của làm việc từ xa đối với chủ doanh nghiệp:

“Lý do chính để chúng ta cân nhắc làm việc từ xa là tỷ suất hoàn vốn. Tất cả những công ty tôi phỏng vấn đều đưa ra lý do chung là tiết kiệm chi phí. Cho phép nhân viên làm việc từ xa sẽ tiết kiệm được chi phí theo nhiều cách.

Chúng ta đã nhắc đến khoản tiết kiệm chi phí do giữ chân nhân tài: chi phí để GIỮ CHÂN NHÂN VIÊN CÓ GIÁ TRỊ thấp hơn chi phí tuyển người mới.

Tiết kiệm chi phí cho THIẾT BỊ LÀM VIỆC. Đây là những thiết bị phải cung cấp cho nhân viên nếu làm việc tại văn phòng. Tất nhiên, nếu bạn chỉ có vài nhân viên, chi phí mua vài chiếc bàn làm việc không đáng kể, nhưng với công ty lớn thì lại là chuyện khác.”

Nói về tư duy chú trọng vào kết quả công việc:

“Năm 2003, Cali Ressler và Jody Thompson sáng tạo ra chiến lược làm việc tập trung vào kết quả thay vì thời gian. Họ đặt tên cho chiến lược này là ROWE (Results-Only Work Environment) và miêu tả đó là ‘chiến lược quản lý đánh giá nhân viên dựa trên kết quả làm việc thay vì thời gian có mặt tại nơi làm’.

Những doanh nghiệp áp dụng ROWE thường chia nhỏ công việc lớn thành những “đầu việc nhỏ” hoặc theo khung thời gian ngắn dựa trên cam kết hoàn thành của nhân viên. Bằng cách này, những khó khăn tiềm tàng của dự án dài hạn có thể được nhận diện và xử lý nhanh chóng hơn.

Theo trang web CultureIQ, chiến lược ROWE “trực tiếp đặt nhân viên vào vai trò thực hiện công việc. Họ được trao quyền đóng góp vào mục tiêu chung, từ đó có thêm đam mê và sẵn sàng cống hiến cho công ty. Khi nhân viên có trách nhiệm với kết quả làm việc của bản thân, họ sẽ có thêm động lực để làm tốt và theo cách có lợi nhất”.”

Nói về xây dựng tinh thần đồng đội khi các thành viên trong nhóm ít khi gặp mặt:

“Tin tốt là có nhiều cách để xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên nhóm. Cách đầu tiên khá đơn giản: dùng webcam. Dưới tác động của hình ảnh, chúng ta cảm thấy gắn kết hơn khi có thể ghép một khuôn mặt với giọng nói và tên của người đó. Vì vậy, đừng chỉ gọi điện, hãy thường xuyên dùng cuộc gọi video, dù chỉ giữa hai người hay cả nhóm.

Nhưng webcam chỉ là bước khởi đầu. Với đội ngũ từ xa, một số người thậm chí chỉ xuất hiện trong các cuộc họp; họ thảo luận, rồi sau đó quay trở lại công việc riêng. Điều đó nghĩa là cả nhóm không có nhiều thời gian tìm hiểu nhau. Vì vậy, tại Happy Melly, nơi tôi làm việc với vai trò quản lý đội ngũ từ xa, gồm nhiều nhóm có chuyên môn khác nhau làm việc phân tán hoàn toàn, chúng tôi đưa thời gian cá nhân vào tất cả cuộc họp. Bất cứ ai muốn trò chuyện cũng có thể đến sớm 5-10 phút; nếu không, chỉ cần xuất hiện đúng thời gian dự kiến. Càng dành thời gian cho những câu chuyện cá nhân đó, bạn sẽ càng hiểu đồng nghiệp của mình hơn và ngược lại, họ cũng hiểu bạn hơn.”

Nói về chuyển đổi sang làm việc từ xa:

“Không nói đến lợi ích từ việc duy trì khả năng cạnh tranh và thu hút nhân tài, các công ty nên xây dựng quy

trình ưu tiên làm việc từ xa vì hai lý do. Với quy trình này, thứ nhất, năng suất của công ty không bị ảnh hưởng dù chỉ một ngày, bất kể do ốm đau, giao thông hay thời tiết hay các tác động khác. Thứ hai, quan điểm được thừa nhận rộng rãi là ưu tiên làm việc từ xa khiến doanh nghiệp vững mạnh hơn. Những gì bạn chuẩn bị cho làm việc từ xa sẽ hữu ích cho hoạt động của doanh nghiệp, dù cuối cùng có áp dụng chế độ làm việc này hay không.”